Organizzazione uffici e modalità di rapporto con l’utenza

D.S.G.A. è il responsabile della contabilità e degli adempimenti fiscali, è consegnatario dei beni mobili e nell’ambito delle direttive del Dirigente scolastico:

• Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e attribuisce al personale A.T.A. incarichi di natura organizzativa e le prestazioni di lavoro eccedenti l’orario d’obbligo
• Svolge attività di
  • istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili
  • tutor, aggiornamento e formazione nei confronti del personale
• Attua la gestione del programma annuale (ex bilancio di previsione) e del conto consuntivo, definendo tutti gli atti contabili di ragioneria ed economato
• Cura
  • l’organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento e promozione delle attività, verificando i risultati, il rispetto degli obiettivi assegnati e degli indirizzi impartiti al personale A.T.A.
  • l’emissione dei mandati di pagamento e reversali d’incasso, effettua la verifica dei c/c intestati all’Istituto e l’attuazione amministrativa, finanziaria e contabile delle delibere del Consiglio d’Istituto in materia di bilancio
  • la manutenzione ordinaria dell’Istituto, interfacciandosi con fornitori qualificati
  • l’istruttoria delle attività contrattuali e la selezione dei fornitori, sovraintendendo le offerte e gli ordini di acquisto eseguiti dagli assistenti amministrativi, consultandosi con il Dirigente scolastico

Organizzazione uffici amministrativi

Ufficio Protocollo, utilizzando la segreteria digitale implementa l’efficienza della comunicazione, ottempera alle normative vigenti e migliora la visibilità delle procedure attuate. Nello specifico realizza le seguenti azioni:

• Interazione con il personale della scuola e con l’utenza
• Protocolla
  • atti – documenti in entrata e in uscita e pubblicati nei siti istituzionali
  • classifica ed archivia atti di competenza
  • distribuisce atti interni, anche attraverso la gestione della posta elettronica, al personale interessato
• Pubblica atti all’albo pretorio ed in amministrazione trasparente sul sito web
• Collabora e supporta AA responsabili dell’area personale
• Tenuta dell’archivio

Ufficio Contabilità, opera in stretta collaborazione con il DSGA per gli adempimenti contabili previsti dal Programma Annuale e Conto consuntivo, utilizza il software AXIOS e le piattaforme e predisposte dagli Enti, dal MIUR e dalla Banca cassiera. Nello specifico realizza le seguenti operazioni:

• Controlla
  • fatturazioni e rapporti con i fornitori
  • fornitura di beni – acquisizione verbali di collaudo
  • DURC – CIG – Tracciabilità dei flussi – Verifiche ad Equitalia dei fornitori
• Cura i rapporti con la D.P.S.V., U.S.P., Ragioneria Provinciale dello Stato, scuole e utenza
• Effettua
  • convenzioni, contratti con esperti esterni e acquisto di beni e servizi per attività del PTOF
  • liquidazione di
    • compensi accessori e indennità al personale
    • contratti con esperti esterni
  • consulenza per docenti e fornitori
  • Ritenute, F24 – Piattaforma agenzia delle entrate
  • Modelli 770, CU, trasmissione conguaglio alla Direzione Provinciale del Tesoro
  • dichiarazione IRAP – Gestione PCC – Adempimenti AVCP

Ufficio Didattica, si occupa della gestione amministrativa legata agli studenti (carriera scolastica, rapporti con alunni e con le famiglie), supporta le attività didattiche (registri, archivio alunni, scrutini, gestione esami, …) in modalità digitale e comunica con genitori e docenti attraverso sistemi informatici (Google-Drive, email-dedicata specifica dell’Ufficio, interazione con il sito Web del MIUR e della scuola e segreteria digitale).

Azioni specifiche:

• Iscrizioni, trasferimenti, assenze, esami, certificati e attestazioni
• Tenuta fascicoli, gestione pagelle e diplomi
• Infortuni, assicurazione, comunicazioni e corrispondenza con le famiglie
• Gestione pratiche alunni H, dispersione scolastica, statistiche varie
• Sussidi scolastici, libri di testo,
• Autorizzazioni delle famiglie per le attività della scuola
• Adozione libri di testo sulla piattaforma digitale AIE
• Gestione piattaforma prove INVALSI
• Viaggi, visite di istruzione, iniziative didattiche
• Attività negoziale e contrattuale con le Agenzie di viaggi

Ufficio Personale, collabora con il Dirigente scolastico e/o docenti delegati nelle operazioni relative a

• Determina dell’organico dei docenti
• Monitoraggio assenze personale Docente e ATA, invio telematico di quelle a riduzione, visite medico fiscali
• Adempimenti SIDI/MEF mediante gestione del software AXIOS
• convocazioni supplenze, costituzione, modifiche ed estinzione del rapporto di lavoro
• dichiarazione servizi, ricostruzione di carriera, trattamento di fine rapporto, pratiche pensionistiche, anagrafe delle professionalità, identificazione online
• autorizzazione esercizio libera professione
• trattamento di fine rapporto e relativi adempimenti ed inserimento a sistema SIDI e comunicazione al centro per l’impiego.
• Piano ferie, turnazioni, permessi e lavoro straordinario del personale amministrativo
• Infortuni ATA e docenti
• Rilascio certificazioni ATA e docenti
• Tenuta fascicoli personali dei dipendenti
• Servizi per la dematerializzazione dell’attività amministrativa